緑造園興業株式会社 グループアドレス化とクリアデスクの徹底で、コミュニケーション活性化と業務効率化を実現した営業所移転事例

今回ご紹介するのは、香川県に東讃営業所を構える緑造園興業株式会社様のオフィス移転事例です。緑造園興業様は、香川県にて「素敵なお庭とエクステリア」をテーマに、40年以上の経験と実績をもってお客様に満足いただける“みどり造り”を総合的にサポートされている企業様です。
旧社屋からの移転に際し、多田文房堂が「働き方の見直し」からお手伝いさせていただいた事例をご紹介いたします。

施工前の課題

緑造園興業様では、旧社屋（東讃営業所）での業務において、以下のような「オフィス環境」や「働き方」に関する様々な課題を抱えていらっしゃいました。

・書類の山による探し物時間の多さ
図面や数多くの材料サンプルなどを保管する収納スペースが不足していました。そのため、個人のデスク上に書類や資料が山積みになり、必要な書類を見つけ出すまでに多くの時間が取られてしまっていました。

・コミュニケーションと会議スペースの不足
デスクの上が書類の山で遮られていたため、対面での気軽なコミュニケーションが取りづらい状態でした。さらに、急なミーティングやちょっとした打ち合わせを気軽に行えるスペースも確保されていませんでした。

・デスク数の不足
在籍する社員数に対してデスクの数が足りていませんでした。一方で、全員が常に席にいるわけではないため、一律で全員分の固定席を用意するのは非効率ではないかと懸念されていました。

ご提案の流れ

これらの課題を解消するため、当初お客様は固定席をなくす「フリーアドレス」の導入に関心を持たれていました。

しかし、お客様の実際の業務特性を詳しくヒアリングさせていただいたところ、「部署によっては全員デスクトップPCを使用している」「CADなどの大がかりな図面を扱う部署はデュアルモニターが必須である」といった制約があることが判明しました。これらを踏まえると、全社員を一律で完全にフリーアドレス化することは、日常業務の効率を損ねる恐れがあり現実的ではありませんでした。

そこで多田文房堂は、実際の働く場を体感していただくために弊社の「ライブオフィス見学」にご招待いたしました。 実際のオフィスでスタッフがフリーアドレスを使って働いている様子を見ていただき、椅子の座り心地などを体験していただくことで、新オフィスでの具体的な業務イメージを膨らませていただきました。

その上で、単に完全なフリーアドレスにするのではなく、デスクトップPCを扱う固定席の部署と、フリーアドレスが可能な部署を切り分ける「グループアドレス」という手法をご提案しました。 また、クリアデスクを徹底して作業スペースを確保するため、フリーアドレス用デスクと個人用ロッカーを併用し、キャスター付きワゴンを使ってスマートに収納・移動する運用方法も合わせてご提案いたしました。

施工内容

オフィスの「働きやすさ」と「収納問題」を根本から解決するため、以下のコクヨ製家具の導入とレイアウト設計を行いました。

【ワークスペース（執務エリア）】

人の増減に柔軟に対応しやすく、かつ複雑になりがちな配線も美しく大容量に収納できるデスクを導入しました。 固定席の方もフリーアドレスの方も同じデスクシリーズを使用し、デスク間の物理的な仕切り（パネル等）をなくしたオープンなレイアウトにしました。また、デスクの余ったスペースをそのまま簡単なミーティング用スペースとしても使えるようにし、打ち合わせスペース不足も同時に解決しました。

【パーソナル収納】

クリアデスクをストレスなく実行できるよう、個人ロッカーと、キャスター付きのフリーワゴンを組み合わせて導入しました。 「ロッカーとデスクを都度往復して資料を取りに行くのが面倒」というフリーアドレス特有の課題を防ぐため、業務に必要な図面や資料をキャスター付きワゴンにまとめて手元に置き、退社時にはワゴンごと個人ロッカー側へ片付ける仕組みにしました。これにより、仕事が終わった後は机の上には何もない「クリアデスク」が手軽に実現可能となりました。

リニューアル後の効果

移転リニューアル後、緑造園興業様のオフィスには以下のような素晴らしい変化が現れました。

〇クリアデスクの定着とスペースの創出
デスクの境界がなくなったことで机上が非常に広々とし、図面を大きく広げて快適に実務や会議が行える作業スペースが生まれました。
〇コミュニケーションの活性化
デスクから仕切り（境界線）を取り払ったことで、隣同士や対面同士の会話が自然と生まれるようになり、以前に比べて社内コミュニケーションが大幅に活性化しました。
〇柔軟なデスク活用
人によって日々の業務量が変動するため、その日の業務量や内容に応じて使用する机上面を柔軟に変えながら、効率的にデスクを活用していただいています。
〇社員の意識変化とオフィス環境の改善
移転後に実施した「はたナビ（働く環境診断）」で、以前の事務所で抱えていた多くの課題が解消されていることがわかりました。現在は社員全員に「クリアデスクを守ろう」という意識が根付いており、きれいな環境を維持しながら自発的に働き方を改善していく理想的な社内風土へと変化しています。

最後に

緑造園興業株式会社様のように、図面や多くのサンプルなど、扱う紙資料が多くて「フリーアドレスの導入は難しいのでは」と考えておられる業種の方であっても、それぞれの部署の仕事内容に配慮した「グループアドレス化」や「収納計画の工夫」を施すことで、コミュニケーションを活性化し、かつスッキリと片付いた美しいオフィス空間をつくることは十分に可能です。

多田文房堂では、単にオフィス家具の販売や内装工事を行うだけでなく、ライブオフィス見学を通じてお客様に寄り添い、新オフィスを末永く快適に維持するための「運用ルール（クリアデスクなど）」や「社員の皆様の意識改革」までを見据えたトータルなオフィスづくりをご提案いたします。
香川県内でのオフィス移転やレイアウト変更、フリーアドレス化をご検討中の方は、ぜひお気軽に多田文房堂までご相談ください。

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